Các cách giảm thiểu thư rác

Trước khi email được phát minh, thư đến trong hộp thư thực của bạn thường chứa tờ rơi, tờ quảng cáo bán hàng, phiếu mua hàng thẻ tín dụng và danh mục sản phẩm. Phần lớn số rác này bị vứt bỏ và cuối cùng được đưa vào một bãi rác đâu đó. Ngày nay, có một mối phiền toái tương tự và gây khó chịu hơn là thư spam. Spam có nhiều dạng và đã phát triển từ những xác nhận sản phẩm mơ hồ,thực phẩm chức năng thần kỳ, thuyết âm mưu hoặc vay tiền nhanh cho đến các mối đe dọa độc hại hơn như các cuộc tấn công tống tiền và lừa đảo có chủ đích.

Mặc dù số lượng thư rác tính theo phần trăm trên tổng lưu lượng email gần đây đã giảm, nhưng mức độ nghiêm trọng của các mối đe dọa từ email vẫn không ngừng tăng lên.

Vậy làm thế nào để người dùng có thể tự bảo vệ mình khỏi việc trở thành nạn nhân tiếp theo của những mối đe dọa độc hại này? Có rất nhiều công cụ chống thư rác trong các máy chủ thư khác, nhưng các công cụ phía máy chủ chỉ chiếm một nửa trong công cuộc chống thư rác. Một nửa còn lại là giáo dục người dùng. Với tất cả những vấn đề trên, chúng tôi xin phép cung cấp cho người dùng 10 điều có thể thực hiện để giảm lượng thư rác phải nhận.

Thư rác luôn là nỗi ác mộng, mặc dù hầu hết các ứng dụng email đều có chức năng lọc thư rác nhưng không có gì là hoàn hảo cả. Sau đây là một vài kỹ thuật giúp bạn hạn chế tối đa vấn đề thư rác.

1. Dạy cho bộ lọc biết đâu là thư rác

Khi thấy thư rác trong inbox của bạn việc đầu tiên không phải là xóa nó đi mà chỉ cho bộ lọc biết đây chính là thư rác và lần sau khi gặp nó thì cứ cho nó vào spam.

VD: nếu bạn sử dụng gmail thì làm như sau

Bạn có thể click vào bất kỳ một thư nào tiếp theo click vào nút [báo cáo spam] như hình dưới:

Đây là cách bạn chỉ cho bộ lọc biết mail này là spam và trong quá trình sử dụng về sau các mail tương tự sẽ bị đưa vào spam

Đôi khi, bạn vào hộp thư spam và thấy có một vài mail không phải là spam vậy thì bạn phải làm sao để chỉ cho bộ lọc biết mail này không phải là spam và hãy đưa nó vào inbox

Đến thư bạn muốn Click vào [Không phải spam]

2. Đừng bao giờ reply hoặc trả lời thư rác

Khi bạn thấy có gì đó bất bình thường trong email mới nhận thì đừng mở nó, hoặc nếu đã mở thì tuyệt đối không click vào bất kỳ đường link, nút và không download file đính kèm

Nếu thư rác được gửi từ đồng nghiệp hoặc bạn bè của bạn thì tốt nhất bạn nên liên lạc với họ để đảm bảo email này đáng tin cậy

3. Giấu địa chỉ email của bạn

Càng nhiều người biết email của bạn thì thư rác gửi đến bạn càng nhiều, bạn nên lập ra 2 email riêng như email công việc và email cá nhân. Bạn có thể dùng email cá nhân để ghi vào web khi bạn đăng ký một dịch vụ nào đó trên mạng, email công việc chỉ dành cho công việc (đồng nghiệp, khách hàng, đối tác, v.v…)

Hoặc bạn có thể sử dụng email fake thay thế cho email thực của bạn bằng các công cụ Blur, spamex, mailshell…

4. Bộ lọc chống thư rác

Phần lớn các phần mềm bảo mật hoặc Internet Security của các hãng Antivirus đều có chức năng chặn mail rác nhưng nó được tích hợp tốt hơn với Microsoft Outlook trên máy tính cá nhân của bạn và không hoạt động được với webmail.

5. Hủy đăng ký 

Bạn có thường được nhân viên cửa hàng hỏi địa chỉ email hoặc đặt hàng trực tuyến hay không? Nếu có một trong hai trường hợp trên, rất có thể bạn đã có mặt trong danh sách gửi thư của một công ty. Khi bạn nhận được email từ các công ty này, hãy dành thời gian mở thư và nhấp vào link Hủy đăng ký. Nhưng trước tiên, hãy đảm bảo rằng email thực sự được gửi từ một công ty có uy tín (Dưới đây là cách thực hiện). Nếu bạn không hoàn toàn chắc chắn email đến từ đâu, hãy báo cáo thư là spam thay vì hủy đăng ký.

6. Bật địa chỉ email ở chế độ riêng tư 

Nếu địa chỉ email của bạn được hiển thị trên các trang mạng xã hội như Facebook hoặc Twitter, thì những người gửi thư rác cũng có thể nhìn thấy. Những kẻ gửi thư rác có các công cụ có thể dễ dàng phát hiện các địa chỉ email hiển thị và thêm chúng vào danh sách gửi thư của chúng. Đây là lý do tại sao người ta thường khuyên rằng, nếu bạn PHẢI sử dụng địa chỉ email của mình trên một trong những trang web này, bạn phải che dấu nó bằng cách thay đổi định dạng của email. Ví dụ: gõ “at” thay vì sử dụng ký hiệu “@”. Với sự phổ biến của các nạn tấn công email doanh nghiệp BEC, điều quan trọng hơn là các giám đốc điều hành phải lưu ý đến việc đăng địa chỉ email hoặc thông tin cá nhân khác của họ, vì những kẻ lừa đảo sẽ sử dụng thông tin này để gửi các email lừa đảo vô cùng khéo léo.

7. Đừng để bị lừa

Nếu bạn nhận được một email nặc danh từ một người có vẻ đang rất cần tiền, người hứa cho bạn một khoản tiền lớn cho khoản đầu tư trả trước rất bé của bạn, thì có thể bạn đang được chứng kiến một trò lừa đảo qua email quen thuộc của bọn lừa đảo Nigeria, hoặc một trong nhiều hình thức tương tự khác. Điểm bất thường ở đây là một người mà bạn chưa từng gặp, đang trong tình trạng tuyệt vọng lại liên hệ với bạn để được giúp đỡ. Thế nên đừng rơi vào cái bẫy này.

8. Không bao giờ chuyển tiếp email từ một người mà bạn không biết 

Tôi thường thấy các email với một số kiểu thông báo dịch vụ công cộng, kiến nghị, hoặc một số lời khuyên khác, và thường yêu cầu bạn chuyển tiếp thư cho bạn bè. Đừng quên điều này, vì đó là cơ hội cho những kẻ gửi thư rác để thu thập địa chỉ email.

9. Cân nhắc khi cung cấp địa chỉ email của bạn 

Nguyên nhân bạn nhận các email rác thường là do bạn sử dụng email của mình để đăng ký nhận phần mềm miễn phí hoặc đăng ký với một trang web nào đó. Ðiều này cho phép các trang web giữ địa chỉ email của bạn và gửi email cho bạn bất cứ lúc nào họ muốn. Vì vậy, nên suy nghĩ kỹ về việc nhập địa chỉ email của mình cho một trang web nào đó. Ngoài ra, để hạn chế nhận thư rác, hãy cho ẩn địa chỉ email của mình trên các tài khoản mạng xã hội. Vào phần cài đặt trong các tài khoản mạng xã hội của bạn và đặt chế độ ẩn email của mình với mọi người.

10. Chặn địa chỉ email spam 

Mở thư từ bất kỳ người gửi nào mà bạn muốn chặn. Sau đó nhấp vào biểu tượng ba chấm ở bên phải của thông tin chi tiết của người gửi (bên cạnh các nút Star và Reply), chọn “Chặn” (Block) và nhấp vào “Chặn” từ thông báo xuất hiện. Bạn có thể thực hiện điều này với dịch vụ Gmail và Yahoo Mail.

Đây là 10 cách mà TCBD liệt kê để giúp bạn chặn các email spam, thư rác được gửi đến hộp thư email của bạn. Hãy thử một trong số những cách này để hạn chế thư rác nhé. 

Ngoài ra, bạn có thể tham khảo sử dụng các gói Email chuyên nghiệp hoặc Email Server riêng của TCBD cung cấp nhé. Nếu có thắc mắc hay yêu cầu vui lòng liên hệ Hotline 1900 2929 44 (Phím 3) để được hỗ trợ miễn phí.

Cảm ơn các bạn đã dành thời gian đọc hết bài này.