Hướng dẫn viết bản mô tả công việc hiệu quả nhất

Là một nhà tuyển dụng, mục tiêu của bạn bao gồm tìm nguồn cung ứng, tuyển dụng và giới thiệu các ứng viên hàng đầu. Với mức độ cạnh tranh tuyệt đối giữa các công ty khác nhau, khi tuyển dụng những tài năng hàng đầu, không phải lúc nào cũng dễ dàng tìm được ‘người giỏi nhất’. Bài viết này đề cập đến các mẹo giúp bạn viết bản mô tả công việc tốt hơn — và đảm bảo rằng bạn luôn tuân thủ mẫu mô tả công việc cho đến phút cuối.

Tầm quan trọng của một bản mô tả công việc tốt

Bạn chỉ có một khoảng thời gian nhất định để thu hút sự chú ý của ứng viên bằng bản mô tả công việc của mình. Bạn có biết các ứng viên dành trung bình 25,9 giây để đọc mô tả công việc và họ có xu hướng ‘đọc lướt mô tả công việc ‘hơn là đọc kỹ”

Với sự cạnh tranh để giành được những tài năng hàng đầu ngày càng trở nên gay gắt, tầm quan trọng của một bản mô tả công việc được viết tốt và hấp dẫn là lớn hơn bao giờ hết. Để giúp đỡ các công ty trong việc này, nhiều công ty dựa vào các mẫu hoặc bản mô tả công việc để giúp họ viết bản mô tả công việc hoàn hảo. Tại đây, chúng tôi sẽ cung cấp chi tiết về cách các mẫu giúp bạn dễ dàng viết mô tả công việc hấp dẫn.

Bản mô tả công việc là gì và tại sao bạn cần mẫu bản mô tả công việc?

Hãy bắt đầu bằng cách xác định “mô tả công việc” là gì. Nói một cách đơn giản, nó là một bản mô tả giải thích rõ ràng các yêu cầu của một công việc. Một bản mô tả công việc thường bao gồm:

• Các trách nhiệm của người đảm nhận vị trí công việc (position)
• Các nhiệm vụ mong đợi của vị trí đảm nhận
• Các kỹ năng cần thiết để thực hiện vai trò một cách hiệu quả

Các mẫu mô tả công việc giúp bạn giảm bớt khó khăn trong việc cấu trúc và tạo bản mô tả công việc. Dưới đây chỉ là một vài trong số rất nhiều lợi ích khi sử dụng mẫu mô tả công việc:

• Chúng giúp bạn thu hút các ứng viên phù hợp
• Kích hoạt độ chính xác và độ chính xác khi mô tả vai trò công việc
• Các mẫu có thể được sử dụng làm cơ sở cho cuộc phỏng vấn
• Chúng giúp giảm sự thiên vị

Ba phương pháp thực chiến nhất để tạo mẫu bản mô tả công việc

Hãy xem ba cách tiếp cận tốt nhất này để tạo mẫu mô tả công việc của bạn, chúng tôi hy vọng sẽ giúp quá trình này dễ dàng hơn:

Thực hiện phân tích công việc cho bản mô tả công việc.

Phân tích công việc là một quá trình thu thập kỹ lưỡng thông tin về bản chất của công việc. Điều này bao gồm trách nhiệm, nghĩa vụ của ứng viên và môi trường mà nhân viên sẽ làm việc.

Nó cũng liên quan đến việc xem xét các kỹ năng hoặc năng lực cần thiết để thực hiện vai trò của vị trí tuyển dụng. Một chuyên gia nhân sự thường thực hiện quy trình này và nó tạo thành nền tảng cho mẫu mô tả công việc của bạn.

Một nhân viên nhân sự thường thực hiện phân tích công việc bằng cách tuân theo ‘Phương pháp tiếp cận theo định hướng của nhân viên’, bao gồm việc kiểm tra và phân tích các thuộc tính cần thiết để thực hiện thành công vai trò. Có một số hạng mục cần kiểm tra:

• Các kỹ năng và sự thành thạo cần thiết
• Các khả năng cần thiết
• Các thuộc tính nhân cách cần thiết cho vị trí đảm nhận

Sử dụng thư viện / từ điển năng lực để xây dựng mô tả công việc

Thư viện năng lực thường được sử dụng để xây dựng mô tả công việc dựa trên năng lực. Nó bao gồm các lĩnh vực kiến thức cần thiết cho ngành của công ty bạn. Nó cũng bao gồm các kỹ năng phụ thuộc vào vai trò cần thiết, các kỹ năng lãnh đạo được tìm kiếm và các hành vi quan trọng đối với vai trò.

Lập bản đồ năng lực là quan trọng. Nó cung cấp một lợi thế cạnh tranh rõ ràng trong không gian tuyển dụng.

Nó có nhiều lợi ích bao gồm thực tế là nó hỗ trợ các quyết định tuyển dụng của công ty bạn. Nó hữu ích cho các cơ hội đào tạo và sự phát triển nghề nghiệp của nhân viên của bạn.

Và, mặc dù nhiều công ty không hoàn toàn tận dụng được bản đồ năng lực, nhưng ở những công ty tốt nhất, mỗi nhân viên đều nhận thức đầy đủ về danh sách năng lực của họ.

Sử dụng danh sách lựa chọn sẽ dễ dàng cho bản Một tả công việc hoàn chỉnh

Danh sách chọn (picking list / check list) được sử dụng để duy trì tính nhất quán nếu có thể khi đưa các mục phổ biến vào mẫu công việc của công ty bạn.

Sử dụng chúng cùng với danh sách năng lực của bạn có nghĩa là việc tạo và cập nhật các mô tả công việc thường nhanh hơn và dễ dàng hơn. Đây là một lợi thế rất lớn khi nói đến việc xây dựng một bản mô tả công việc hấp dẫn.

Một mẫu bản mô tả công việc tốt nhất nên bao gồm những gì?

Nếu bạn muốn tạo mẫu của riêng mình, đây là các thành phần chính của một mẫu mô tả công việc tốt nhất theo chúng tôi:

Làm nổi bật tiêu đề và thông tin công việc thích hợp bằng các từ khóa

Bao gồm các chi tiết liên quan liên quan đến vai trò trong mô tả công việc của bạn là quan trọng. Điều này có thể bao gồm chức danh, mã công việc và sự thay đổi công việc.

Khi viết mô tả công việc, bạn cũng nên lưu ý rằng nhiều ứng viên chỉ đơn giản là tìm kiếm các chức danh cụ thể phù hợp với vai trò mong muốn của họ.

Điều đó có nghĩa là gì? Sử dụng các từ khóa thích hợp cho tiêu đề vai trò của bạn là quan trọng. Bạn cũng nên sử dụng chúng trong mô tả công việc, vì vậy hãy cố gắng lập kế hoạch cho điều này trong mẫu của bạn.

Phần tổng quan về công việc trong bản Mô tả công việc

Một bản tóm tắt công việc hiệu quả nên bắt đầu bằng một cái nhìn tổng quan ngắn gọn về vị trí công việc bằng cách sử dụng một hoặc hai câu.

Một ví dụ điển hình về điều này có thể là bản tóm tắt công việc của Nhân viên Hỗ trợ Tư vấn & Quản trị viên này, mô tả gọn gàng công ty và vị trí họ đang tìm kiếm:

•          Vị trí: Nhân viên hỗ trợ tư vấn & quản trị – Dự án XYZ
•          Nơi làm việc: …
•          Mức lương: 17.500.000 VND một tháng
•          Loại công việc: Toàn thời gian, Hợp đồng dài hạn.

Dự án XYZ đã được điều hành trong 8 năm bởi Công ty ABC, cung cấp hỗ trợ chủ yếu cho những người lớn tuổi và người chăm sóc của họ để giúp cải thiện sức khỏe và hạnh phúc cũng như chống lại sự loại trừ xã ​​hội trong cộng đồng địa phương của chúng tôi.

Chúng tôi đã thành công trong việc đảm bảo tài trợ cho Cộng đồng người cao tuổi trong ba năm để mở rộng và chính thức hóa việc cung cấp lời khuyên và hướng dẫn. Hiện chúng tôi đang tìm cách thuê Nhân viên hỗ trợ tư vấn và quản trị để cung cấp hỗ trợ hành chính cho cả Dự án XYZ và chức năng Tư vấn.

Nó đưa ra một bản tóm tắt ngắn gọn về công ty sau đó giới thiệu vai trò trong 1 đoạn mô tả sau đó. Và nó cung cấp nền tảng ngữ cảnh của vị trí. Đây chính xác là những gì bản tóm tắt công việc nên bao gồm.

Để thu hút nhân tài tốt nhất, bạn nên xem xét để đánh giá vai trò trong bối cảnh không chỉ của công ty mà còn của cả dự án.

Phác thảo kiến thức, kỹ năng hoặc năng lực cần thiết trong mô tả công việc

Sử dụng danh sách năng lực và mẫu mô tả công việc rất hữu ích khi phác thảo kiến thức hoặc kỹ năng mà ứng viên yêu cầu cho một vị trí. Bạn có thể cũng sẽ muốn bao gồm các năng lực có thể áp dụng cho cả tổ chức.

Bạn cần bao gồm bao nhiêu chi tiết?

Thông thường, bạn sẽ có từ 3 đến 10 năng lực trên bản mô tả công việc, có thể bao gồm sự kết hợp của các kỹ năng kỹ thuật và hành vi.

Sau đó, bạn cũng có thể đang cố gắng tìm ra sự khác biệt giữa kỹ năng và năng lực.

Những điều này có thể có ý nghĩa tương tự, nhưng trong đó các kỹ năng thường đề cập đến khả năng mà ứng viên có, thì năng lực thường bao gồm kiến thức mà một nhân viên tiềm năng có, kết hợp với khả năng của họ.

Chi tiết các điều kiện làm việc trong bản Mô tả công việc

Bạn phải luôn chỉ định một phần cho các điều kiện làm việc trên mẫu mô tả công việc và chúng phải được nêu chi tiết trên bản mô tả công việc.

Nếu làm việc với các vật liệu nguy hiểm là một phần của vai trò, hãy đưa điều này vào bản mô tả công việc.

Nếu yêu cầu thể chất của vị trí đảm nhận cao, hãy trình bày chi tiết điều này. Bạn cũng nên bao gồm thông tin về môi trường mà các ứng viên được nhận sẽ làm việc.

Mô tả các lợi ích của công ty

Các ứng viên của bạn đang tìm kiếm sự cải thiện cho vị trí trước đây của họ, vì vậy, bạn nên dành một phần trong mẫu mô tả công việc của mình cho những lợi ích mà công việc và công ty của bạn mang lại.

Bao gồm các chi tiết như:

• Công ty của bạn có cung cấp bữa trưa miễn phí hay không
• Triển vọng được đào tạo liên tục
• Các kế hoạch bảo hiểm mà công ty của bạn cung cấp
• Các gói hưu trí mà bạn cung cấp

Việc liệt kê các lợi ích của công ty cũng có lợi cho bạn, cho phép bạn thu hút được nhiều ứng viên tiềm năng hơn.

Mẫu bản mô tả công việc được đề xuất

Nếu bạn không muốn phát minh lại bánh xe, dưới đây là ví dụ về một mẫu công việc thực tiễn tốt nhất để chỉ cho bạn đi đúng hướng khi viết mô tả công việc của công ty bạn.

[Chức vụ / Job Title]

[Chức vụ gắn kèm bộ phận đảm nhận một cách trang trọng / Formal Position Title]

Báo cáo cho: [chức danh] sẽ báo cáo cho [chức danh hoặc các chức danh mà vị trí này báo cáo].

Tổng quan về công việc: [Mô tả ngắn gọn, gồm 4 câu về vai trò, thành công ở vị trí này trông như thế nào và nó phù hợp với công ty hoặc tổ chức như thế nào.]

Trách nhiệm và nghĩa vụ:

Liệt kê các nhiệm vụ thiết yếu cần thiết để thực hiện công việc theo thứ tự quan trọng.

Sử dụng các câu hoàn chỉnh. Bắt đầu câu bằng động từ. Sử dụng thì hiện tại. Sử dụng ngôn ngữ trung lập về giới tính.

Trình độ:

[Trình độ học vấn bắt buộc]

[Kinh nghiệm bắt buộc]

[Trình độ học vấn ưu tiên]

[Trải nghiệm ưu tiên]

Tham khảo mẫu Mô tả công việc tại đây

Thể chế hóa quy trình viết một bản mô tả công việc tuyệt vời

Những thách thức liên quan đến việc tuyển dụng ứng viên hoàn hảo thường có thể quá sức, đặc biệt nếu bạn cho rằng việc tuyển dụng tồi có thể tiêu tốn thời gian và tiền bạc của công ty.

Sử dụng mẫu mô tả công việc là một bước quan trọng giúp mọi việc trở nên dễ dàng hơn rất nhiều, đồng thời giúp bạn tránh được sự thiên vị.

Sử dụng hướng dẫn này để giúp bạn tuyển đúng người, mọi lúc.

Và hãy luôn nhớ:

• Thực hiện phân tích công việc cho các công việc cụ thể là cần thiết
• Sử dụng thư viện / từ điển năng lực cho các mô tả công việc của bạn
• Sử dụng danh sách chọn (picking list) để giúp chọn từ các danh mục có sẵn và
• Sử dụng từ khóa tối ưu hóa mô tả công việc của bạn

Viết một mô tả công việc hấp dẫn là chìa khóa để thu hút những ứng viên tốt nhất và với một mẫu mô tả công việc tốt, bạn không thể làm sai.

Nhà huấn luyện doanh nghiệp

Nhà huấn luyện doanh nghiệp Giúp bạn viết bản Mô tả công việc theo mục tiêu.

Xem thêm mẫu bản mô tả công việc trong file Excel tại đây.

CÔNG TY CP ĐÀO TẠO VÀ HUẤN LUYỆN PHÁT TRIỂN DOANH NGHIỆP TC 

Fanpage: www.facebook.com/ChuyendoisoDoanhNghiepToandien

Website: hosting.org.vn

Hotline: 1900 2929 44 (Phím 3)

Số điện thoại: 0868 77 39 39